Durée de conservation des documents d'entreprise : le tableau
Combien de temps garder une facture, un contrat, un bulletin de paie ? Les durées légales, famille par famille — avec leur point de départ, le détail que tout le monde oublie.
Les durées de conservation ne sont pas une coquetterie administrative : pendant toute leur période légale, l'administration peut demander vos documents (contrôle fiscal, URSSAF, inspection du travail), et un litige peut exiger de les produire comme preuve. Les durées ci-dessous sont des minimums légaux — votre secteur, vos contrats ou vos contentieux en cours peuvent justifier plus long.
Un piège transversal avant le tableau : le point de départ. « 5 ans » ne veut rien dire seul — 5 ans à compter de quoi ? De la clôture de l'exercice, de la fin du contrat, du départ du salarié ? Un contrat de prestation de 5 ans « à conserver 5 ans » se garde en réalité 10 ans depuis sa signature.
Les durées légales, famille par famille
Documents comptables
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Livres et registres comptables (livre-journal, grand livre, inventaire) | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Pièces justificatives : factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, notes de frais | 10 ans | Clôture de l'exercice |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans | Clôture de l'exercice |
Documents fiscaux
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Déclarations d'impôt sur les sociétés ou sur le revenu (BIC/BNC) | 6 ans | Dernière opération mentionnée ou date d'établissement |
| Déclarations et justificatifs de TVA | 6 ans | Dernière opération mentionnée ou date d'établissement |
| CFE, CVAE et autres impôts locaux | 6 ans | Dernière opération mentionnée ou date d'établissement |
Documents commerciaux
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Contrat commercial conclu entre commerçants (ou commerçant et non-commerçant) | 5 ans | Fin de la relation contractuelle |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans | Livraison ou exécution de la prestation |
| Documents bancaires (relevés, talons de chèque) | 5 ans | Leur date |
| Police d'assurance | 2 ans | Résiliation du contrat |
Documents sociaux et RH
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Bulletins de paie (exemplaire employeur) | 5 ans | Leur émission |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié |
| Documents relatifs aux charges sociales | 3 ans | Leur date |
| Comptabilisation des horaires, astreintes et heures supplémentaires | 1 an | Leur date |
Documents de société
| Document | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Statuts de la société | 5 ans | Radiation du RCS |
| Registres de titres, mouvements, comptes d'associés | 5 ans | Fin de leur utilisation / dissolution |
| Convocations, feuilles de présence, rapports de gérance et procès-verbaux d'assemblée | 3 derniers exercices | — |
Durées minimales du régime général français (Code de commerce, Livre des procédures fiscales, Code du travail). Certains secteurs imposent des durées spécifiques plus longues — vérifiez celles de votre activité.
Le RGPD inverse la logique : garder plus longtemps n'est pas toujours permis
Réflexe fréquent : « on garde tout, pour toujours, au cas où ». Pour les documents contenant des données personnelles(dossiers RH, candidatures, données clients), c'est précisément ce que le RGPD interdit : les données ne doivent pas être conservées au-delà de ce qui est nécessaire à leur finalité. La conservation n'est donc pas une seule règle mais un jeu de règles par type de document : un minimum légal d'un côté, un maximum RGPD de l'autre — et entre les deux, votre arbitrage, propre à votre activité.
La vraie question n'est pas la durée — c'est de retrouver le document
Connaître les durées est la partie facile : ce tableau tient sur une page. La partie difficile, c'est le jour où le contrôleur demande une facture fournisseur de 2021 : « conservée » quelque part entre un serveur partagé, trois boîtes mail et un carton, elle est légalement présente et pratiquement introuvable. Une conservation qui ne permet pas de produire le document ne protège de rien.
C'est l'approche de Charta : pas un barème de catégories imposées avec leurs durées décidées à votre place — vos catégories, vos règles. Vous définissez vos types de documents ; chaque document peut porter sa date d'expiration avec des rappels avant échéance et un archivage automatique ; et surtout, tout reste retrouvable en secondes — par la recherche, le classement automatique et les métadonnées extraites. Conserver dix ans devient un non-événement : le document est là, daté, classé, et il ressort quand on le demande.
Questions fréquentes
Vos documents, vos règles de conservation
Définissez vos catégories, posez vos échéances et vos rappels — Charta classe, archive et retrouve. Le jour du contrôle, le document est là.
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