Publipostage en ligne : vos documents en série, sans Word
Vingt contrats à envoyer, une attestation par salarié, un courrier personnalisé pour chaque client — et devant vous, l'assistant de fusion de Word, le fichier Excel aux colonnes fragiles, les champs qui sautent et l'aperçu qui ne correspond jamais au résultat. Le publipostage est l'une des tâches bureautiques les plus utiles… et les plus détestées.
Charta le remet à plat : votre modèle vit dans un éditeur en ligne, avec des variables posées là où le contenu change. Vos destinataires s'ajoutent en lignes — une ligne, un document. Un clic, et chaque ligne devient un PDF fini, nommé, archivé. Pas de champs de fusion, pas de « Étape 4 sur 6 », pas de fichier source qui casse tout quand on renomme une colonne.
Et là où Word s'arrête au document imprimé, Charta continue : chaque document généré peut partir en signature électronique vers son destinataire, avec suivi et certificat de preuve. Générer et faire signer, dans le même geste.
Comment faire un publipostage dans Charta
Quatre étapes, et la quatrième n'existe pas dans Word.
Préparez le modèle
Créez votre document dans l'éditeur (ou importez votre fichier Word) et posez des variables — {nom_client}, {montant}, {date} — là où le contenu change.
Ajoutez vos destinataires
Une ligne par document dans le tableau de génération. Vos contacts CRM peuvent pré-remplir les lignes, sans ressaisie.
Générez la série
Un clic : chaque ligne devient un PDF fini, nommé selon votre règle, archivé dans votre espace documentaire.
Faites signer
Chaque document peut partir en signature électronique vers son destinataire — suivi, relances et certificat de preuve inclus.
Publipostage Word + Excel vs publipostage en ligne
Le duo Word + Excel fait le travail depuis trente ans — mais chaque utilisateur régulier connaît ses pièges par cœur. Voici la comparaison honnête, poste par poste.
| Word + Excel | Charta | |
|---|---|---|
| Mise en place | Assistant de fusion en 6 étapes, mappage des champs à la main | Variables détectées automatiquement dans le modèle |
| Source des données | Fichier Excel externe — fragile au moindre renommage de colonne | Lignes intégrées, pré-remplissables depuis vos contacts CRM |
| Résultat | Un document Word fusionné à imprimer ou enregistrer un par un | N PDF finis, nommés selon votre règle, archivés et retrouvables |
| Signature | Impossible — il faut imprimer ou passer par un outil tiers | Signature électronique eIDAS intégrée, document par document |
| Réutilisation | Refaire la fusion à chaque campagne, en croisant les doigts | Le modèle reste prêt ; nouvelle série = nouvelles lignes, c'est tout |
| Suivi | Aucun — qui a reçu quoi, qui a signé, mystère | Statut par document : généré, envoyé, signé |
Ce que les équipes génèrent en série
Contrats en série
Contrats de travail saisonniers, conventions, avenants : le même modèle juridique, décliné pour chaque personne — et signé électroniquement dans la foulée.
Attestations et certificats
Une attestation par salarié, un certificat par participant à une formation : la série entière sort en un clic, chaque PDF à son nom.
Courriers et convocations
Convocations d'assemblée générale, courriers de régularisation, lettres d'information : personnalisés, datés, archivés.
Devis et propositions
La même trame commerciale déclinée par client, avec montants et conditions propres à chacun — prête à faire signer le « bon pour accord ».
Après la génération : rien ne se perd
Le vrai coût du publipostage Word n'est pas la fusion — c'est l'après. Trente PDF dans un dossier de téléchargements, envoyés par email un par un, sans trace de qui a reçu ou signé quoi. Dans Charta, chaque document généré est un objet à part entière de votre espace documentaire : classé, consultable, retrouvable par la recherche, relié à son modèle d'origine et à son contact.
Et quand la série doit être validée avant de partir — un responsable qui relit, une direction qui approuve — le workflow de validation s'insère dans le même flux, avant la signature.
Questions fréquentes sur le publipostage en ligne
Qu'est-ce que le publipostage ?
Produire une série de documents personnalisés à partir d'un même modèle : contrat, attestation ou courrier type où seuls le nom, l'adresse, le montant ou la date changent d'un destinataire à l'autre. Historiquement : Word (modèle + champs de fusion) couplé à Excel (liste des destinataires).
Faut-il Word ou Excel pour faire un publipostage avec Charta ?
Non, ni l'un ni l'autre. Le modèle se crée dans l'éditeur en ligne (ou s'importe depuis un fichier Word), les variables sont détectées automatiquement, et les destinataires s'ajoutent en lignes dans un tableau intégré — chaque ligne devient un document.
Peut-on réutiliser un document Word existant ?
Oui : importez votre .docx dans l'éditeur, le contenu est converti localement, puis posez vos variables aux endroits qui changent. Le modèle est ensuite réutilisable indéfiniment.
Les documents générés peuvent-ils être envoyés à la signature ?
Oui — c'est la grande différence avec Word : chaque document généré peut partir directement en signature électronique (conforme eIDAS) vers son destinataire, avec suivi et certificat de preuve.
Peut-on remplir les documents depuis ses contacts ?
Oui. Les contacts du CRM intégré (y compris ceux extraits automatiquement de vos documents existants) peuvent pré-remplir les lignes du publipostage, sans ressaisie.
Que deviennent les documents générés ?
Chaque PDF est archivé dans votre espace documentaire : classé, retrouvable par la recherche, avec son historique. Rien ne finit perdu dans un dossier de téléchargements.
Votre prochaine série de documents, sans l'assistant de fusion
Créez ou importez votre modèle, posez vos variables, ajoutez vos destinataires — et regardez la série sortir, prête à signer.
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