Convocation à entretien préalable — modèle gratuit, mentions obligatoires et délai
Avant de prononcer un licenciement, l'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable. Cette convocation est la première étape formelle de la procédure : elle informe le salarié qu'une mesure de licenciement est envisagée à son encontre et l'invite à venir s'expliquer. C'est un document encadré, dont le contenu et le calendrier sont strictement définis : un objet précis, une date, une heure, un lieu, et l'information du salarié sur son droit à se faire assister.
La convocation n'est pas une simple formalité administrative : elle ouvre une procédure dont chaque étape conditionne la régularité du licenciement à venir. Une convocation incomplète, mal rédigée, ou ne respectant pas le délai minimal entre sa réception et l'entretien fragilise toute la suite. Ce modèle est à jour 2026 : il vous aide à mentionner tous les éléments obligatoires, à respecter le délai de 5 jours ouvrables et à sécuriser la notification.
Aperçu du modèle
Le modèle identifie l'employeur et le salarié, précise l'objet de la convocation, fixe la date, l'heure et le lieu de l'entretien, informe le salarié de son droit à se faire assister et, le cas échéant, notifie une mise à pied conservatoire. La lettre est datée et destinée à une notification par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Toutes les sections sont pré-rédigées avec des variables à compléter.
Qu'est-ce que la convocation à entretien préalable
La convocation à entretien préalable est l'acte par lequel l'employeur informe le salarié qu'il envisage de prendre à son encontre une mesure pouvant aller jusqu'au licenciement, et l'invite à un entretien au cours duquel il pourra s'expliquer. Elle est obligatoire avant tout licenciement, qu'il soit pour motif personnel (disciplinaire ou non) ou, sous certaines conditions, pour motif économique. Elle est également requise avant certaines sanctions disciplinaires lourdes.
L'entretien préalable a une finalité précise : il s'agit d'un échange contradictoire. L'employeur expose les motifs de la mesure envisagée et recueille les explications du salarié. Aucune décision de licenciement ne peut être prise ni annoncée lors de l'entretien lui-même : la décision intervient ensuite, après un délai de réflexion, par l'envoi de la lettre de licenciement.
💡 À retenir
Convoquer à un entretien préalable n'engage pas l'employeur à licencier. C'est une étape d'information et de dialogue. À l'issue de l'entretien, l'employeur peut décider de ne pas donner suite, de prononcer une sanction moindre, ou de notifier le licenciement — mais jamais sur-le-champ.
Les mentions obligatoires de la convocation
Pour être régulière, la convocation doit impérativement comporter plusieurs mentions :
- L'objet de la convocation : indiquer qu'une mesure de licenciement est envisagée. La formule doit être suffisamment explicite pour que le salarié comprenne la gravité de la situation.
- La date, l'heure et le lieu de l'entretien.
- La possibilité pour le salarié de se faire assister lors de l'entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.
- En l'absence de représentants du personnel dans l'entreprise, la mention que le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié extérieur, ainsi que les modalités pour obtenir la liste de ces conseillers (mairie ou inspection du travail).
- Le cas échéant, la notification d'une mise à pied conservatoire lorsque les faits reprochés le justifient.
⚠️ Point de vigilance
L'oubli de la mention relative à l'assistance du salarié, ou l'indication d'une information erronée sur les modalités, constitue une irrégularité de procédure. De même, une convocation qui ne mentionne pas clairement qu'un licenciement est envisagé peut être jugée insuffisante.
Le délai de 5 jours ouvrables
Entre la présentation de la convocation au salarié et la date de l'entretien, l'employeur doit respecter un délai d'au moins 5 jours ouvrables. Ce délai est destiné à laisser au salarié le temps de préparer sa défense et, le cas échéant, de trouver une personne pour l'assister.
Le décompte de ce délai obéit à des règles précises : il se compte en jours ouvrables (tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire, généralement le dimanche, et les jours fériés chômés), le jour de présentation de la lettre ne compte pas, et si le dernier jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant.
💡 À retenir
Le délai court à compter de la présentation effective de la convocation au salarié, pas de son envoi. C'est pourquoi la notification par lettre recommandée avec accusé de réception est essentielle : la date de première présentation figurant sur l'accusé fait foi pour le décompte des 5 jours ouvrables.
Notification, assistance et mise à pied conservatoire
La convocation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Ces deux modes garantissent une date certaine de réception, indispensable pour faire courir le délai de 5 jours ouvrables. Un simple courrier ordinaire ou un e-mail ne permet pas d'établir cette date avec la fiabilité requise.
Lors de l'entretien, le salarié peut se faire assister. S'il existe des représentants du personnel dans l'entreprise, il choisit une personne appartenant au personnel. À défaut, il peut faire appel à un conseiller du salarié extérieur, inscrit sur une liste tenue à la mairie ou à l'inspection du travail. L'employeur, de son côté, peut être assisté par un membre de l'entreprise, sans que l'entretien ne se transforme en réunion à charge.
Lorsque les faits reprochés sont d'une particulière gravité, l'employeur peut prononcer une mise à pied conservatoire, qui suspend le contrat le temps de la procédure. Cette mesure peut être notifiée dans la convocation elle-même ou par un acte séparé. Elle n'est pas une sanction : elle écarte temporairement le salarié dans l'attente de la décision.
Pourquoi générer votre convocation avec Charta
La convocation à entretien préalable est la première pierre de la procédure de licenciement : si elle est fragile, tout l'édifice l'est. Une mention oubliée, un délai mal calculé, un mode de notification inadapté — chacune de ces erreurs peut entraîner une irrégularité de procédure et ouvrir droit à indemnisation pour le salarié, indépendamment même du bien-fondé du licenciement.
La convocation est datée, prête à être envoyée en recommandé ou remise contre décharge, et son contenu exact est horodaté et archivé. Vous disposez ainsi d'une preuve datée des mentions notifiées et du point de départ du délai — l'élément déterminant si la régularité de la procédure venait à être discutée.
Préparer la convocation à entretien préalable
Questions fréquentes sur la convocation à entretien préalable
La convocation à entretien préalable est-elle obligatoire ?
Oui. Avant tout licenciement, qu'il soit pour motif personnel (disciplinaire ou non) ou économique dans certaines conditions, l'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable. Cette convocation est également requise avant certaines sanctions disciplinaires lourdes. Omettre cette étape ou la réaliser irrégulièrement constitue une irrégularité de procédure susceptible d'ouvrir droit à indemnisation pour le salarié, indépendamment du bien-fondé de la mesure envisagée.
Quel délai respecter entre la convocation et l'entretien ?
L'employeur doit respecter un délai d'au moins 5 jours ouvrables entre la présentation de la convocation au salarié et la date de l'entretien. Ce délai se compte en jours ouvrables (hors jour de repos hebdomadaire et jours fériés chômés), le jour de présentation de la lettre ne comptant pas. Si le dernier jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est prorogé jusqu'au premier jour ouvrable suivant. Le délai court à compter de la présentation effective de la convocation, pas de son envoi.
Quelles mentions doivent figurer dans la convocation ?
La convocation doit indiquer l'objet (préciser qu'un licenciement est envisagé), la date, l'heure et le lieu de l'entretien, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister. En l'absence de représentants du personnel dans l'entreprise, elle doit mentionner que le salarié peut faire appel à un conseiller du salarié extérieur et indiquer comment obtenir la liste de ces conseillers (mairie ou inspection du travail). Le cas échéant, elle peut notifier une mise à pied conservatoire.
Comment doit être envoyée la convocation ?
La convocation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Ces deux modes garantissent une date certaine de réception, indispensable pour faire courir le délai de 5 jours ouvrables. Un courrier ordinaire ou un e-mail ne permet pas d'établir cette date avec la fiabilité requise et fragilise donc la procédure en cas de litige sur les délais.
Le salarié peut-il se faire assister lors de l'entretien ?
Oui, c'est un droit qui doit être mentionné dans la convocation. Si l'entreprise dispose de représentants du personnel, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. En l'absence de représentants du personnel, il peut faire appel à un conseiller du salarié extérieur, inscrit sur une liste consultable en mairie ou à l'inspection du travail. L'absence ou l'inexactitude de cette mention constitue une irrégularité de procédure.
Qu'est-ce qu'une mise à pied conservatoire ?
La mise à pied conservatoire est une mesure permettant d'écarter temporairement le salarié de l'entreprise le temps de la procédure, lorsque les faits reprochés sont d'une particulière gravité. Elle n'est pas une sanction : elle suspend le contrat dans l'attente de la décision. Elle peut être notifiée dans la convocation elle-même ou par un acte séparé. Si le licenciement prononcé repose sur une faute grave ou lourde, la période de mise à pied n'est pas rémunérée ; dans le cas contraire, le salaire correspondant est dû.
Que se passe-t-il après l'entretien préalable ?
Aucune décision ne peut être prise lors de l'entretien lui-même. L'employeur dispose ensuite d'un délai de réflexion : la lettre de licenciement ne peut être envoyée moins de 2 jours ouvrables après l'entretien. En matière disciplinaire, elle doit en principe être notifiée dans le mois suivant l'entretien. À l'issue de cette réflexion, l'employeur peut décider de ne pas donner suite, de prononcer une sanction moindre, ou de notifier le licenciement par lettre recommandée.
Ce modèle de convocation est-il gratuit et à jour 2026 ?
Oui. Le modèle de convocation à entretien préalable est accessible gratuitement dans la bibliothèque Charta et intègre les règles de procédure en vigueur en 2026, notamment le délai de 5 jours ouvrables et les mentions relatives à l'assistance du salarié. Vous pouvez le personnaliser sans frais. La gestion documentaire avancée et l'archivage horodaté sont disponibles sur les plans payants (à partir de 15 €/mois). Compte tenu des enjeux de procédure, une vérification par un professionnel du droit social est recommandée.
Engagez la procédure sur des bases solides
Générez une convocation à entretien préalable complète, avec toutes les mentions obligatoires, le rappel du droit à l'assistance et l'éventuelle mise à pied conservatoire. Datée, prête à envoyer en recommandé et archivée avec le dossier de rupture : vous gardez la preuve exacte des mentions notifiées et du point de départ du délai.